Uppsägningarna som Tech-jätten Klarna genomfört skakade många medlidande hjärtan. Pengar behövde sparas in och 700 tjänster skulle försvinna. När nedskärningarna påbörjats blev bolaget snabbt kritiserat för hur uppsägningarna gick till. Det framgick att flera medarbetare blivit uppmanade att sluta självmant, andra hade fått informationen endast via mail.
Ett par månader senare blev ett LinkedIn-inlägg snabbt viralt när Braden Wallake, VD på marknadsföringsbyrån HyperSocial, delade en bild på sig med tårar rinnande nerför kinderna. Snart var han “Den gråtande VDn” för hela världen. I Inlägget delade han med sig av den fruktansvärda känslan han som VD kände efter att ha behövt säga upp flera anställda i sitt företag och i en mening belyste Wallake att alla VDs inte är hjärtlösa, utan att de faktiskt bryr sig om de människor man tvingats säga upp.
“So, I just want people to see, that not every CEO out there is cold-hearted and doesn’t care when he/she have to lay people off.”
Orden fick omvärlden att rasa i kommentarerna och istället för att få medkänsla beskrevs Braden Wallake som en narcissist.
Att undvika samtalet med medarbetaren, eller att dela sina tårar med omvärlden verkar inte vara strategier som går hem ur ett samhällsperspektiv och vi kommer ner till den egentliga frågan; hur säger man egentligen upp en medarbetare? Finns det ett bra sätt och vad bör undvikas? Hur ska du som chef hantera situationen för att din medarbetare, trots allt, ska få en så bra upplevelse som bara möjligt. Vi reder ut detta i flera steg som tar plats inför, under och efter samtalet.
Inför samtalet – Förberedelse
Steg 1 – Sätt dig in i medarbetarens sits
Något att hålla fast vid som förmedlaren av en uppsägning är att försöka sätta dig in i hur detta kommer kännas för medarbetaren som snart kommer att förlora sitt jobb. Det är lätt att hamna i ett försvarsläge där en del av medkänslan tappas bort. Att påminna sig redan från start om att det inte är dig det är synd om kan därför vara ett sätt att under själva mötet hela tiden vara så tillmötesgående, förstående och empatisk som möjligt.
Steg 2 – Förbered vad du ska säga utifrån huvudsaken
För att du ska kunna förbereda dig på rätt sätt är det viktigt att fokusera på vad det faktiskt är som du ska göra:
1. Lämna besked
2. Kontrollera att medarbetaren har förstått informationen
3. Lämna instruktioner om vad som kommer att hända framåt.
Kom ihåg att detta troligtvis är ett möte som är ännu svårare att ta sig igenom för din medarbetare än för dig, så att blanda in saker som egentligen inte hör hemma här gör endast situationen krångligare.
Under samtalet
Steg 1 – Var informativ och rak
Kom snabbt till saken när ni börjar samtalet. Var tydlig med syftet, undvik smalltalk helt och gör en kort och saklig inledning innan du ger beskedet.
Fokusera på den information som medarbetaren behöver få utan att linda in det. Det är inte helt ovanligt att en uppsägning skapar efterföljande frågor, rykten eller oro på arbetsplatsen, så var genomgående informativ och rak. Var neutral när du förklarar varför företaget måste göra neddragningar
Det är viktigt att du inte förmedlar några personliga åsikter om uppsägningen. Det kan kännas som ett svalt beteende, men dessvärre kan dina egna tankar och känslor kring det som händer leda till efterföljande spekulationer.
Steg 2 – Ta inte på dig offerkoftan
Undvik att uttrycka att situationen är svår för dig också. Att du tar på dig en offerkofta kommer kunna upplevas provocerande och göra situationen ännu tuffare för medarbetaren.
Steg 3 – Var trygg och stabil inför medarbetarens reaktion
Stå stadigt och lyssna in vad medarbetaren behöver och respektera hens sätt att reagera. Du kanske möts av ilska, apati, förtvivlan eller översvallande förståelse. Det finns många olika känslor som kan uppstå och du som chef behöver lugnt låta dem komma.
Steg 4 – Säkerställ att informationen nått fram och vad som händer framöver
Det är viktigt att säkerställa att budskapet har nått fram och att medarbetaren tagit in informationen från samtalet. Be medarbetaren kort sammanfatta vad du har sagt så att ni har samma bild av vad som kommunicerats.
Dokumentera gärna samtalet skriftligt och dela med medarbetaren. Här kan ni även säkra att ni delar förväntningarna på den kommande perioden.
Steg 5 – Var observant på hur medarbetaren mår efter att samtalet är över
Det är viktigt att fånga upp medarbetaren när ni har pratat klart. Känn in hur personen mår och se till att hen har tillgång till sina arbetskamrater efteråt. Boka inte in mötet precis innan ett större bolagsmöte eller annat som kan kännas tufft för medarbetaren att kliva in i.
Efter samtalet
Steg 1 – Var tillgänglig för efterföljande frågor
För många tar det tid att låta informationen sjunka in, då är det viktigt att du är tillgänglig och prioriterar din tid för medarbetaren.
Steg 2 – Informera genomgående under hela processen
Sluta inte dela information för att uppsägningssamtalet är genomfört. Informera medarbetaren regelbundet under hela omställningsprocessen, även om det inte finns något nytt att dela – berätta isåfall att det inte finns mer info just nu, det är ett sätt att undvika framtida missförstånd eller ryktesspridning.
Steg 3 – Boka in en uppföljningsträff
Att göra ett uppsägningssamtal kort är att rekommendera, då kan medarbetaren själv få ta sig tid att låta allt sjunka in efteråt. Däremot är det viktigt att fånga upp medarbetaren och vara tillgänglig för efterföljande frågor och funderingar. Boka direkt in ett uppföljningssamtal vid ett lite senare tillfälle.
Steg 4 – Bete dig som vanligt
Bete dig precis som du brukar för att undvika spekulationer. Brukar du fika med medarbetarna är det bra att fortsätta med det, var närvarande och synlig. Göm dig inte från situationen utan axla den tuffa perioden som efterföljer så att din medarbetare får en så bra sista tid som möjligt.
Steg 5 – Utvärdera samtalet
Reflektera över vad som gick bra eller om du kunde ha gjort något annorlunda. Låt oss hoppas att du slipper genomföra fler uppsägningar, men om så är fallet är det bra att vara förberedd.
Att ställa höga krav på sig själv som chef inför en uppsägning är inte ovanligt. Ta hjälp att förbereda samtalen noggrant, och uppstår eventuella skuldkänslor – dela det med en chefskollega, personalchef eller handledare. Att säga upp en medarbetare är en tuff upplevelse, oavsett om du gjort det förr eller tar dig igenom det för första gången. Vi hoppas att vår guide kan vara till hjälp!
