För lite mer än ett år sedan kom det ett förslag i vår organisation: ”Ska vi starta ett Buddy-system som ersätter utvecklingssamtal med klassisk chef?”. Det var vårt första steg i riktningen att implementera vår nuvarande struktur för utvecklingssamtal, som vi kallar för Buddy-samtal. Eftersom ni är många som har uttryck nyfikenhet kring vårt system för chefslösa utvecklingssamtal, så tänkte vi dela med oss av vad och hur vi har gjort.
Vi på Hero har inga traditionella chefer efter det att vi valt att övergå till att arbeta självorganiserande (här kan ni läsa mer om det). Det har varit svårt att knäcka nöten för hur vi ska kunna ha utvecklingssamtal utan att ändå klampa in på den organisationsform vi valde att lämna. När förslaget om införandet av Buddy-samtal kom så behövdes inte många vändor av funderingar eftersom vi alla direkt kände att detta kan vara något för oss. Att få en sparring-partner att bolla saker med löpande var något flera av oss kände att vi behövde.
Därför hade vi behov av Buddy-samtal
För oss kändes det inte naturligt att ha kvar det gamla systemet med årsvisa utvecklingssamtal när vi valt att transformera vår organisation mot självorganisering. Dels eftersom vi inte längre har klassiska chefer i den bemärkelsen, och dessutom så kändes just den årsvisa punkten för trögrörlig för vår typ av organisation. En av anledningarna till att vi valde att arbeta självorganiserande var att vi tror på en mer snabbfotad och flytande organisationsform i dagens snabbrörliga samhälle. Att då bara ha utvecklingssamtal en gång per år, det var långt ifrån tillräckligt för oss.
Istället ville vi sitta oftare och samtidigt avdramatisera hela upplägget kring ett utvecklingssamtal. Små, löpande justeringar verkade bättre för oss än större förskjutningar en gång per år. Med Buddy-samtal skulle vi få möjlighet att ta oss tid att reflektera över vad vi gör och få verktyg för att kunna leda oss själva i vår personliga utveckling.
Att skapa upplägg för Buddy-samtal
För att komma igång med Buddy-systemet satte vi upp några enkla steg för hur vi skulle införa och testa detta. Våra steg såg ut såhär:
- Alla tilldelas varsin Buddy. Buddyn är alltså en person som man sitter ner med för att prata om sina utmaningar och sin utveckling med. Det genomförs två samtal per månad; ett där du är Buddy och ett där du får prata med din Buddy.
- Buddyn bokar in och ser till att det genomförs månadsvisa utvecklingssamtal, en timme per tillfälle. Buddyn har i uppgift att anteckna och följa upp, lyssna och utmana. Men det är viktigt att påpeka att man själv är ansvarig för sin egen utveckling.
- Efter sex månader byter vi Buddys och utvärderar systemet.
Ett Buddy-system kan se olika ut. Vi har som regel att ett par aldrig får vara Buddies åt varandra, eftersom vi inte ansåg att det skulle skapa en tillräckligt inkluderande kultur så som vi önskar ha den. Vi vill skapa en öppen kultur där vi vågar och vill anförtro oss åt flera personer i organisationen. Detta är givetvis inte ett facit, utan bara vår egen analys och vi kom fram till att det inte passar vår organisation. Det finns inga rätt och fel!
Tänk om man blir Buddy åt VD?!
Vi har ju inga traditionella hierarkier men det är klart att två personer i våra bolag ändå har titeln VD på pappret och lite mer formellt ansvar över företagets diverse juridiska åtaganden. Det går aldrig att komma ifrån eftersom det finns lag och ordning att förhålla sig till utanför vår sätt att organisera oss på. Men vi är tydliga med att de inte är chefer i traditionell bemärkelse. Dock uppstod en viss nervositet när en helt nyanställd person fick uppdraget att vara Buddy åt ena bolagets VD. ”Vad ska jag kunna hjälpa honom med?” blev farhågan. En farhåga som visade sig vara helt onödig.
Att vara buddy åt någon innebär inte att man ska lösa dennes problem, det innebär att man ska kunna komma med coachning och kanske infallsvinkar utifrån de perspektiv man själv sitter inne på eller kan komma att tänka på. Alla personer är själva ansvariga för sin egen professionella och personliga utveckling, och därför spelar det egentligen ingen roll vem som är din Buddy så länge han eller hon kan hjälpa dig att tänka på ett sätt som gör att du kommer framåt med de utmaningar eller situationer du just nu sitter med.
Samtalen har hjälpt organisationen framåt och skapat stark laganda
För oss har detta varit ett sätt att som organisation och medarbetare hjälpa varandra framåt i våra vardagsutmaningar och i vår utveckling. Det har givit oss ett bredare perspektiv på vad våra kollegor pysslar med på dagarna och insikt om att vi alla kan hjälpa till där det behövs bara genom att ställa frågor eller komma med egna infallsvinklar. Det har också hjälpt oss att skapa mer öppet klimat i organisationen och nya relationer mellan avdelningar och ansvarsområden.
Vi är öppna för att vår modell kan komma att utvecklas med tiden, och vi håller fast vid att utvärdera varje halvår i samband med att vi byter Buddys. Vi är inte facit eller har svaret på vad som är rätt eller fel, utan bara provar ett annat sätt att genomföra utvecklingssamtal på ett sätt som inte ligger i linje med hur det har gjorts traditionellt.
